Digital Age con la procedura AGENDA offre uno strumento software per la gestione centralizzata ed integrata delle informazioni anagrafiche relative ai soggetti, persone o enti, in rapporto con l'azienda.

L'archivio anagrafico è diviso in enti e persone. Come enti si intendono tutte quelle entità che non sono di natura personale, ad esempio aziende, società, enti pubblici, associazioni, studi professionali.

Le persone memorizzate possono essere associate ad un ente di appartenenza, in modo da riprodurre la struttura organizzativa dell'ente, quando si ritiene opportuno.

Le informazioni gestite riguardano, oltre alle caratteristiche identificative classiche, i numeri telefonici, gli indirizzi postali e gli indirizzi di posta elettronica.

È inoltre possibile configurare il sistema in modo da gestire informazioni a scelta dell'utente, differenziate per enti e persone.

Per le persone è inoltre possibile configurare ulteriormente una parte delle informazioni in funzione del singolo operatore che inserisce il nominativo, ottenendo un elevato grado di flessibilità del programma.

Per garantire la riservatezza delle informazioni, chi inserisce un nominativo, può stabilirne il grado di riservatezza al fine di determinare le modalità di accesso alle informazioni da parte degli altri operatori.

I nominativi possono, inoltre, essere classificati in categorie definite dall'utente, alle quali possono essere associate delle immagini descrittive a piacimento.

La gestione centralizzata dei dati, condivisi fra tutti gli operatori, garantisce la coerenza delle informazioni in tutta l'azienda, eliminando duplicazioni fra le varie postazioni di lavoro e il conseguente rischio di disallineamento.

La procedura AGENDA prevede l'integrazione con i sistemi di posta elettronica in modo da poter sia sincronizzare le rubriche delle singole postazioni di lavoro, che inviare e-mail utilizzando gli indirizzi memorizzati nell'archivio con un semplice click del mouse.

Per accedere alla procedura è necessario specificare il nome operatore e la password corrispondente.

Si tenga presente che devono essere digitati facendo corrispondere esattamente minuscole e maiuscole.

L'accesso alla procedura, se consentito, è circoscritto al web browser con il quale si sono indicati nome operatore e password.
Questo significa che verrà richiesta nuovamente la password se:

• si accede nuovamente dopo aver chiuso tutte le finestre attive del browser che si sta utilizzando o dopo un riavvio del sistema
• si apre una nuova sessione di lavoro utilizzando un altro browser (ad esempio si usano contemporaneamente Netscape Navigator e Internet Explorer)
• il periodo di inattività dell'utente ha superato il tempo massimo previsto per l'operatore (timeout)

In funzione dell'operatore e dei suoi privilegi di accesso, il menù presenta le funzioni previste dalla procedura.
E' possibile accedere alle transazioni proposte dal menù con un click sul corrispondente bottone.

Ogni finestra contiene i bottoni attraverso i quali vengono effettuate le operazioni di manipolazione dei dati negli archivi.

Le immagini utilizzate in questa documentazione sono quelle fornite dalla Digital Age con la procedura, ma possono essere sostituite a piacimento dall'utente.

Qualora alcune delle funzioni non siano utilizzabili in qualche contesto, i bottoni della barra degli strumenti saranno resi invisibili o disabilitati, in modo da facilitare la scelta da parte dell'operatore.

La tabella che segue fornisce un elenco delle singole funzioni disponibili, con i corrispondenti metodi per richiamarle, oltre ad una spiegazione dettagliata dell'effetto.

Operazione	Bottone
Descrizione
Inserisci nuovo
L'inserimento di un nuovo elemento comporta l'apertura di una nuova finestra con le voci vuote o impostate ai valori di difetto, se previsti. Le voci possono essere completate, integrate o modificate prima della conferma. In alternativa all'inserimento, dalla funzione di variazione è possibile duplicare i dati di un elemento esistente nel nuovo elemento da inserire, utilizzando la funzione duplica.
Conferma
La Conferma consente di memorizzare gli elementi inseriti e/o modificati, previo controllo di correttezza dei dati ad essi relativi. Se nella fase di verifica delle informazioni si riscontrano degli errori, viene visualizzato un messaggio esplicativo e, se possibile, avviene un posizionamento automatico sulla voce che ha generato l'errore, al fine di consentirne una rapida correzione.
Cancella
La Cancellazione rende un elemento non più utilizzabile fino ad un eventuale Ripristino . Gli elementi cancellati saranno visibili soltanto se attiva l'opzione Visualizza anche elementi cancellati quando si eseguono le ricerche. Non è possibile inserire nuovi elementi che hanno un identificativo uguale a quello di elementi cancellati, sia per garantire l'integrità delle informazioni originali che per consentire il successivo Ripristino.
Ricerca avanzata
Per effettuare una ricerca sugli elementi esistenti bisogna effettuare un'interrogazione che si compone di due fasi: definizione dei criteri di ricerca; esecuzione della ricerca. La funzione Ricerca Avanzata consente di effettuare la prima fase, eseguendo una pulizia delle voci della finestra, con la proposizione automatica di eventuali valori di difetto e la visualizzazione delle caselle per l'indicazione degli operatori di confronto  in corrispondenza delle voci per le quali è prevista la selezione.
Esegui ricerca
Per effettuare una ricerca sugli elementi esistenti bisogna effettuare un'interrogazione che si compone di due fasi: definizione dei criteri di ricerca; esecuzione della ricerca. La funzione Esegui ricerca consente di effettuare la seconda fase, applicando i criteri di ricerca  specificati nella prima fase (funzione Ricerca Avanzata). Se la ricerca ha esito positivo, viene mostrato il primo elemento fra quelli selezionati, secondo l' ordinamento previsto per l'archivio.
Dettagli
Per visualizzare completamente un elemento interrogato si utilizza la funzione Dettagli che apre una nuova finestra dove vengono mostrati tutti i dati relativi ad un singolo elemento e, se presenti, gli elementi ad esso correlati, senza consentirne la modifica.
Modifica
Per modificare un elemento interrogato si utilizza la funzione Modifica che apre una nuova finestra dove vengono mostrati tutti i dati relativi ad un singolo elemento e, se presenti, gli elementi ad esso correlati, per consentirne la variazione o la duplicazione.
Vai al precedente
Per mostrare un particolare elemento fra quelli interrogati o inseriti, vengono utilizzate le funzioni di posizionamento. La funzione Vai al precedente  visualizza l'elemento (o la pagina di elementi) immediatamente precedente a quello visibile fra gli elementi disponibili.
Vai al successivo
Per mostrare un particolare elemento fra quelli interrogati o inseriti, vengono utilizzate le funzioni di posizionamento. La funzione Vai al successivo  visualizza l'elemento (o la pagina di elementi) immediatamente successivo a quello visibile, fra gli elementi disponibili.
Esci
L'uscita dalla transazione chiude la finestra e riporta al livello in cui ci si trovava quando si è richiamata la transazione dalla quale si sta uscendo. Qualora siano state effettuate delle operazioni di inserimento, cancellazione, ripristino o variazione, viene rieseguita l'eventuale ricerca effettuata precedentemente, per visualizzare i dati aggiornati.
Ordinamento
Per effettuare una ricerca sugli elementi esistenti bisogna effettuare un'interrogazione che si compone di due fasi: definizione dei criteri di ricerca; esecuzione della ricerca. Per modificare l'ordine in cui devono essere visualizzati gli elementi trovati, una volta eseguita l'interrogazione, si può utilizzare la funzione Ordinamento . È sufficiente cliccare il bottone di intestazione della colonna che deve essere utilizzata per ordinamento. I bottoni in alto producono un ordinamento crescente (dal valore più piccolo al valore grande), mentre quelli in basso un ordinamento decrescente. Se l'ordinamento desiderato coinvolge più colonne, basta cliccare consecutivamente i rispettivi bottoni in ordine inverso (Es.: per ordinare per Nome e Cognome, cliccare prima l'intestazione della colonna Cognome e poi quella della colonna Nome). La modifica dell'ordinamento comporta l'esecuzione di una nuova interrogazione dei dati.
Ripeti ultima ricerca
Per eseguire nuovamente una ricerca di elementi, utilizzando gli stessi criteri di selezione, si utilizza la funzione Ripeti ultima ricerca. In questo modo non è necessario richiamare la Ricerca Avanzata, specificare nuovamente i criteri di selezione ed eseguire la ricerca.
Duplica
Immediatamente dopo aver utilizzato la funzione Modifica è possibile copiare i dati dell'elemento visualizzato per utilizzarli per il nuovo inserimento. Prima della conferma è possibile modificare le sole informazioni che differiscono rispetto all'elemento già esistente, velocizzando in questo modo le operazioni di inserimento dei dati.
Ripristina
La funzione di cancellazione è reversibile utilizzando la funzione di ripristino che consente di rendere nuovamente disponibili elementi cancellati precedentemente. Per utilizzare la funzione di ripristino è necessario essere posizionati su un elemento cancellato. Si ricorda che per visualizzare gli elementi cancellati è necessario attivare l'opzione Visualizza anche gli elementi cancellati prima di eseguire la ricerca .
Visualizza anche gli elementi cancellati
Attivando l'opzione Visualizza anche gli elementi cancellati è possibile visualizzare, oltre agli elementi attivi, anche gli elementi precedentemente eliminati con la funzione Cancella. L'opzione può essere impostata soltanto durante la fase di definizione dei criteri di ricerca.
Stampa Finestra
La funzione Stampa Finestra  visualizza un'anteprima di stampa e richiede l'eventuale invio alla stampante desiderata.
Lista Valori
In corrispondenza delle voci correlate ad archivi, per facilitare l'indicazione dei dati corretti, è possibile utilizzare la funzione di lista valori che visualizza una finestra da cui si possono ricercare gli elementi all'interno dell'archivio ed eventualmente selezionare quello desiderato.
Criteri di selezione
Per effettuare una ricerca sugli elementi esistenti bisogna effettuare un'interrogazione che si compone di due fasi: definizione dei criteri di ricerca; esecuzione della ricerca. La funzione Ricerca Avanzata consente di effettuare la prima fase, eseguendo una pulizia delle voci della finestra, con la proposizione automatica di eventuali valori di difetto e la visualizzazione delle caselle per l'indicazione degli operatori di confronto  in corrispondenza delle voci per le quali è prevista la selezione. In base al tipo di campo utilizzato per visualizzare la voce nella finestra, vanno applicate le seguenti modalità per definire i criteri di ricerca: Caselle di testo Nella casella che si trova immediatamente a sinistra della voce per la quale si vuole definire un criterio di selezione, è possibile indicare un operatore di confronto   digitandolo con la tastiera o selezionandolo dall'elenco. Una volta scelto l'operatore di confronto, va specificato il valore con il quale deve essere effettuato il confronto, all'interno della casella relativa alla voce. Se viene indicato un valore senza specificare l'operatore di confronto corrispondente, viene assunto l'operatore #  Simile a. Se viene indicato un operatore di confronto senza il corrispondente valore, viene ignorato salvo il caso dell'operatore :  Ricerca Avanzata . Caselle combinate Per ricercare gli elementi che contengono un determinato valore in corrispondenza di una voce rappresentata con una casella combinata è necessario selezionare dalla lista il valore ricercato. Caselle di controllo Per ricercare gli elementi con un'opzione attivata o disattivata, rappresentata con una casella di controllo occorre impostare quest'ultima in modo corrispondente. Bottoni di opzione Per ricercare gli elementi con un particolare valore in una voce rappresentata con un bottone di opzione occorre selezionare fra quelle disponibili l'opzione da ricercare.
Operatori di confronto
Per i caratteri alfabetici l'ordine di grandezza quando vengono effettuati dei confronti può essere sintetizzato in questo modo: spazio punto esclamativo, virgolette, #, $, %, &, apostrofo, parentesi tonde, asterisco, più, virgola, meno, punto, barra cifre numeriche in ordine crescente due punti, punto e virgola, minore, uguale, maggiore, punto interrogativo, @ lettere maiuscole parentesi quadre, barra retroversa, accento circonflesso, sottolineatura, accento lettere minuscole parentesi graffe e altri caratteri
Uguale a Il valore deve coincidere esattamente con quello indicato, anche tenendo in considerazione la differenza fra maiuscole e minuscole nel caso di voci alfanumeriche.
Minore di Il valore deve essere inferiore a quello indicato, anche tenendo in considerazione la differenza fra maiuscole e minuscole nel caso di voci alfanumeriche.
Maggiore di Il valore deve essere maggiore a quello indicato, anche tenendo in considerazione la differenza fra maiuscole e minuscole nel caso di voci alfanumeriche.
Diverso da Il valore non deve coincidere con quello indicato, anche tenendo in considerazione la differenza fra maiuscole e minuscole nel caso di voci alfanumeriche.
Maggiore o uguale a Il valore deve essere maggiore o uguale a quello indicato, anche tenendo in considerazione la differenza fra maiuscole e minuscole nel caso di voci alfanumeriche.
Minore o uguale a Il valore deve essere inferiore o uguale a quello indicato, anche tenendo in considerazione la differenza fra maiuscole e minuscole nel caso di voci alfanumeriche.
Simile a (caratteri jolly) Il valore deve essere uguale a quello indicato, considerando i caratteri jolly, se presenti. I caratteri jolly sono: * (ASTERISCO) che indica un numero qualsiasi di caratteri qualsiasi; ? (PUNTO INTERROGATIVO) che indica un singolo carattere qualsiasi. Anche in questo caso viene tenuta in considerazione la differenza fra maiuscole e minuscole nel caso di voci alfanumeriche. ABC è simile a A* ABC è simile a A?? ABC è simile a *C ABC è simile a ??C ABC è simile a *B* ABC è simile a ?B? ABC è simile a A*? mentre ABC non è simile a B* ABC non è simile a B?? ABC non è simile a *D ABC non è simile a ??D ABC non è simile a *E* ABC non è simile a ??B? ABC non è simile a C*? ABC non è simile a A???C ABC non è simile a ????C
Non simile a (caratteri jolly) Il valore deve essere uguale a quello indicato, considerando i caratteri jolly, se presenti. I caratteri jolly sono: * (ASTERISCO) che indica un numero qualsiasi di caratteri qualsiasi; ? (PUNTO INTERROGATIVO) che indica un singolo carattere qualsiasi. Anche in questo caso viene tenuta in considerazione la differenza fra maiuscole e minuscole nel caso di voci alfanumeriche. Esempi: ABC è simile a A* ABC è simile a A?? ABC è simile a *C ABC è simile a ??C ABC è simile a *B* ABC è simile a ?B? ABC è simile a A*? mentre ABC non è simile a B* ABC non è simile a B?? ABC non è simile a *D ABC non è simile a ??D ABC non è simile a *E* ABC non è simile a ?A? ABC non è simile a C*? ABC non è simile a A???? ABC non è simile a ????C
Inizia con Il valore deve avere la parte iniziale, cioè quella a sinistra, uguale a quanto indicato, considerando la differenza fra maiuscole e minuscole.
Finisce con Il valore deve avere la parte finale, cioè quella a destra, uguale a quanto indicato, considerando la differenza fra maiuscole e minuscole.
Contiene Il valore deve contenere, in qualsiasi posizione, una parte uguale a quanto indicato, considerando la differenza fra maiuscole e minuscole.
Non inizia con Il valore non deve avere la parte iniziale, cioè quella a sinistra, uguale a quanto indicato, considerando la differenza fra maiuscole e minuscole.
Non finisce con Il valore non deve avere la parte finale, cioè quella a destra, uguale a quanto indicato, considerando la differenza fra maiuscole e minuscole.
Non contiene Il valore non deve contenere, in nessun punto, una parte uguale a quanto indicato, considerando la differenza fra maiuscole e minuscole.
Ricerca avanzata Con la ricerca avanzata possono essere specificati dei criteri di ricerca espressi in linguaggio SQL. Al momento dell'esecuzione ricerca viene mostrata una finestra per la scrittura delle condizioni SQL corrispondenti a ciascuna ricerca avanzata richiesta. Per far riferimento alla voce sulla quale si sta specificando il criterio di selezione, si può utilizzare il simbolo ":" (due punti) come primo carattere; in questo modo viene sostituito automaticamente con il nome effettivo della voce in database.
Esempi: : in ('A','B','C')  equivale a selezionare gli elementi aventi nella voce corrente un valore uguale al carattere A oppure B o C. : not in ('A','B','C')  equivale a selezionare gli elementi aventi nella voce corrente un valore diverso da A, B e C. : between 20 and 30  equivale a selezionare gli elementi aventi nella voce corrente un valore compreso fra 20 e 30. : not between 10 and 20  equivale a selezionare gli elementi aventi nella voce corrente un valore non compreso fra 10 e 20. campo1 != campo2  equivale a selezionare gli elementi aventi nella voce campo1 un valore diverso da quello contenuto in campo2. (campo1 = 10 or campo2 = 3)  equivale a selezionare gli elementi aventi nella voce campo1 un valore uguale a 10 o nella voce campo2 un valore uguale a 3.
Le complete potenzialità della ricerca avanzata dipendono dalla conoscenza da parte dell'utente del linguaggio SQL , e della struttura del database.
Calendario/Orario
Le caselle di testo  per l'immissione di date e/o orari consentono di richiamare una calendario, facendo un click sul bottone che appare alla destra della casella, attraverso il quale è possibile selezionare una data e/o un ora.