Digital Age con la procedura AGENDA offre uno strumento software per la gestione centralizzata ed integrata delle informazioni anagrafiche relative ai soggetti, persone o enti, in rapporto con l'azienda.
L'archivio anagrafico è diviso in enti e persone. Come enti si intendono tutte quelle entità che non sono di natura personale, ad esempio aziende, società, enti pubblici, associazioni, studi professionali.
Le persone memorizzate possono essere associate ad un ente di appartenenza, in modo da riprodurre la struttura organizzativa dell'ente, quando si ritiene opportuno.
Le informazioni gestite riguardano, oltre alle caratteristiche identificative classiche, i numeri telefonici, gli indirizzi postali e gli indirizzi di posta elettronica.
È inoltre possibile configurare il sistema in modo da gestire informazioni a scelta dell'utente, differenziate per enti e persone.
Per le persone è inoltre possibile configurare ulteriormente una parte delle informazioni in funzione del singolo operatore che inserisce il nominativo, ottenendo un elevato grado di flessibilità del programma.
Per garantire la riservatezza delle informazioni, chi inserisce un nominativo, può stabilirne il grado di riservatezza al fine di determinare le modalità di accesso alle informazioni da parte degli altri operatori.
I nominativi possono, inoltre, essere classificati in categorie definite dall'utente, alle quali possono essere associate delle immagini descrittive a piacimento.
La gestione centralizzata dei dati, condivisi fra tutti gli operatori, garantisce la coerenza delle informazioni in tutta l'azienda, eliminando duplicazioni fra le varie postazioni di lavoro e il conseguente rischio di disallineamento.
La procedura AGENDA prevede l'integrazione con i sistemi di posta elettronica in modo da poter sia sincronizzare le rubriche delle singole postazioni di lavoro, che inviare e-mail utilizzando gli indirizzi memorizzati nell'archivio con un semplice click del mouse.